La crise de la Covid-19 a bouleversé la gestion quotidienne des RH. Augmentation du nombre d’arrêts maladie, équipes à distance, mise en place du chômage partiel, cadre légal très changeant… autant de challenges à relever, aussi bien d’un point de vue administratif qu’organisationnel.

La bonne gestion des congés et absences des collaborateurs est devenue, par la force des choses, décisive pour assurer la performance des équipes pendant la pandémie. Parmi les entreprises qui ont le mieux traversé cette épreuve, on note que la majorité d’entre elles utilisent un logiciel de gestion des congés et absences. Voyons en quoi cet outil constitue une réponse durable aux enjeux des organisations.

Des situations inédites à gérer

Les mesures prises par le gouvernement pour ralentir la propagation de la Covid-19 ont bousculé les organisations. Il a fallu en un temps record :

• faire du travail à distance la nouvelle norme pour les collaborateurs dont les missions étaient compatibles avec le télétravail,
• respecter les mesures de distanciation en organisant notamment la rotation des équipes dans les bureaux pour les collaborateurs qui n’avaient pas la possibilité de réaliser leurs missions à distance,
• piloter le dispositif du chômage partiel (une première pour beaucoup d’entreprises),
• gérer les absences des collaborateurs liées à la Covid-19 : maladie, garde d’enfants, cas contacts…
• apporter de la visibilité en temps réel aux managers pour répartir au mieux la charge de travail et à la direction pour prendre des décisions stratégiques,
• absorber la charge administrative supplémentaire,
• suivre les indicateurs de l’absentéisme pour mener des actions correctives (former au télémanagement, actions de sensibilisation à la déconnexion, QVT…).

Le tout en assurant la gestion administrative quotidienne pour produire une paie juste et à temps.

La complexité et le côté inédit de la pandémie ont considérablement alourdi la charge des services RH. Bien que cette méthode comporte des risques d’erreurs élevés, certaines organisations ont fait le choix de conserver un suivi manuel des congés et absences (via Excel notamment) pour ne pas bouleverser leurs méthodes pendant cette période délicate. D’autres ont saisi cette occasion pour transformer leurs méthodes en mettant en place un outil RH dans l’objectif de se concentrer sur des actions essentielles à la survie de l’entreprise.

Automatiser sa gestion des congés et absences pour absorber la charge administrative liée au Covid-19

Un logiciel de gestion des congés et absences, comme Figgo par exemple, présente de sérieux atouts en période de pandémie :

• Il dématérialise les documents et processus rendant possible une gestion 100% à distance des congés et absences.
• Il centralise les données liées aux absences et permet ainsi de suivre en temps réel les indicateurs de l’absentéisme. Le service RH peut ainsi mener des actions correctives au plus vite.
• Il permet d’avoir la liste et le nombre de salariés présents sur site ainsi que ceux en télétravail. Ce qui simplifie l’organisation du roulement des équipes et permet de savoir qui a pu potentiellement être en contact avec un salarié déclaré Covid positif.
• On peut y faire la somme des indisponibilités (absences et congés, jours fériés, jours de formation…) pour ensuite les comparer aux besoins opérationnels et aux ressources disponibles. On peut ainsi ajuster au plus près son planning et la répartition de la charge de travail des collaborateurs présents.
• Il permet de piloter précisément le chômage partiel. On y édite un rapport distinguant précisément les heures travaillées de celles qui ont été chômées sur la semaine ou le mois, pour chaque salarié. Ce qui facilite la préparation de la paie et les déclarations auprès de la Dirrecte.

La pandémie ne se contente pas de challenger la gestion des congés et absences. D’autres processus administratifs doivent se transformer pour répondre aux contraintes du travail à distance et aux impacts de la pandémie. C’est particulièrement le cas de la gestion de la performance et des talents. Recrutement, onboarding, entretiens annuels, revues d’objectifs, suivi managérial, entretiens professionnels… autant de tâches qu’il faut désormais réinventer pour préserver la productivité de l’entreprise et le bien-être des salariés.

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